W trendzie rosnących oczekiwań społecznych oraz coraz silniejszego nacisku na etykę i transparentność, organizacje muszą działać w sposób odpowiedzialny i spójny. Jednym z podstawowych narzędzi wspierających te cele jest COC – Code of Conduct, czyli Kodeks Postępowania.
To nie tylko zbiór reguł panujących w organizacji, ale to również dokument, który odzwierciedla tożsamość firmy, jej wartości oraz sposób, w jaki buduje relacje z otoczeniem: klientami, kandydatami, pracownikami i partnerami.
Czym jest COC – Kodeks Postępowania?
Code of Conduct (COC) to oficjalny dokument organizacyjny, który definiuje zasady, wartości i normy zachowań obowiązujące wewnątrz firmy. Jaki jest jego główny cel? Ujednolicenie standardów postępowania, zapewnienie przejrzystości działań oraz budowanie etycznej i odpowiedzialnej kultury pracy.
Kodeks ten nie tylko pomaga pracownikom rozumieć jakie są oczekiwania firmy, ale również stanowi jasny sygnał dla klientów i partnerów biznesowych: „Działamy etycznie, transparentnie i z pełnym zaangażowaniem – dlatego jesteśmy partnerem, z którym warto budować długofalowe relacje.”
Dlaczego polityka COC jest kluczowa dla każdej organizacji?
- Budowanie zaufania
Firmy, które otwarcie komunikują swoje wartości i zasady, budują trwałe relacje oparte na zaufaniu – zarówno z klientami, jak i pracownikami. - Zarządzanie ryzykiem i reputacją
Jasne reguły minimalizują ryzyko wystąpienia nadużyć, nieetycznych zachowań czy kryzysów wizerunkowych. - Spójność i przejrzystość
COC ujednolica zachowania pracowników i partnerów, co przekłada się na większą spójność organizacyjną oraz efektywniejsze procesy decyzyjne. - Zgodność z przepisami
Zawarte w kodeksie procedury często odnoszą się do wymogów prawnych np. w zakresie ochrony danych osobowych, prawa pracy czy przeciwdziałania mobbingowi. - Wzmacnianie kultury organizacyjnej
Dzięki COC pracownicy lepiej rozumieją kulturę firmy, jej misję i długofalowe cele, a to pozytywnie wpływa na zaangażowanie i lojalność.
Elementy, które powinny znaleźć się w polityce COC każdej organizacji
1. Wprowadzenie i misja organizacji
To punkt wyjścia dla całego kodeksu. W tym miejscu firma prezentuje swoje wartości, misję oraz powód istnienia COC. To także okazja do zakomunikowania, że dokument jest integralną częścią kultury organizacyjnej i obowiązuje wszystkich jej członków od zarządu po pracowników liniowych.
Przykład:
“Kodeks Postępowania naszej firmy został oparty na kluczowych wartościach: uczciwości, szacunku, odpowiedzialności i współpracy. To zbiór zasad, które wspólnie realizujemy, tworząc przejrzyste i etyczne środowisko pracy.”
2. Standardy etyczne i zachowania zawodowe
Ten punkt powinien jasno określać, jakie zachowania są uznawane za akceptowalne, a jakie będą traktowane jako naruszenia zasad. Dotyczy to m.in. uczciwości, rzetelności, lojalności, obowiązku zachowania poufności oraz odpowiedzialnego reprezentowania firmy.
Powinno obejmować m.in.:
- zakaz kłamstwa, manipulacji, nadużywania pozycji,
- obowiązek działania w dobrej wierze,
- promowanie odpowiedzialności.
3. Równość, różnorodność i przeciwdziałanie dyskryminacji
Każda organizacja powinna jasno zadeklarować, że nie toleruje dyskryminacji ze względu na wiek, płeć, rasę, religię, niepełnosprawność, orientację seksualną, tożsamość płciową czy inne cechy osobiste. Kodeks powinien promować inkluzywność i równe szanse.
Przykład zapisu:
„Zapewniamy równe traktowanie wszystkich pracowników i kandydatów. Podejmujemy decyzje rekrutacyjne, promocyjne i rozwojowe wyłącznie w oparciu o kompetencje, potencjał i zaangażowanie.”
4. Przeciwdziałanie mobbingowi, molestowaniu i przemocy w miejscu pracy
Kodeks powinien zawierać zero tolerancji wobec mobbingu, molestowania (zarówno fizycznego, jak i psychicznego) oraz wszelkich form przemocy i zastraszania. Należy również wskazać, jak można zgłaszać takie sytuacje i jakie są procedury ich rozpatrywania.
5. Ochrona danych osobowych i poufności informacji
Organizacja powinna określić, w jaki sposób chroni dane osobowe klientów, pracowników, kandydatów i partnerów biznesowych. Dotyczy to zgodności z RODO oraz zasad przetwarzania i przechowywania danych. W tym punkcie warto uwzględnić też informacje o tajemnicy handlowej i poufnych informacjach firmowych.
6. Zgodność z prawem i regulacjami
Organizacja powinna wyraźnie zadeklarować przestrzeganie obowiązującego prawa: zarówno lokalnego, krajowego, jak i międzynarodowego oraz branżowych standardów i norm. Warto tu również wskazać obowiązek aktualizowania wiedzy prawnej w kontekście specyfiki pracy.
7. Unikanie konfliktu interesów
Kodeks powinien opisywać, czym jest konflikt interesów oraz jak pracownicy powinni postępować w sytuacjach, gdy ich interes osobisty może kolidować z interesem firmy.
Przykład sytuacji:
Pracownik pracujący w dziale zakupów nie może faworyzować dostawcy, z którym łączy go relacja prywatna lub finansowa.
8. Zasady współpracy z klientami, partnerami i dostawcami
Dokument powinien określać, jakie wartości obowiązują w relacjach zewnętrznych np. profesjonalizm, terminowość, uczciwość handlowa, zakaz korupcji, a także obowiązek reprezentowania organizacji w sposób rzetelny i etyczny.
9. Odpowiedzialność społeczna i środowiskowa
Coraz więcej organizacji deklaruje zaangażowanie w działania na rzecz zrównoważonego rozwoju. Warto, by COC zawierał zapisy dotyczące dbałości o środowisko, wolontariatu pracowniczego, wspierania lokalnych społeczności itp.
10. Zgłaszanie naruszeń (whistleblowing) i ochrona sygnalistów
Kodeks powinien jasno określić, jak i do kogo można zgłaszać naruszenia zasad, oraz gwarantować, że osoba zgłaszająca nie poniesie żadnych negatywnych konsekwencji (ochrona sygnalisty). Warto podać konkretne kanały komunikacji: adres e-mail, skrzynkę zaufania, anonimowy formularz.
11. Konsekwencje naruszeń COC
Każdy kodeks powinien zawierać informacje o tym, jakie działania zostaną podjęte w przypadku naruszenia jego postanowień. Należy wskazać zarówno konsekwencje dyscyplinarne, jak i możliwość zakończenia współpracy w sytuacjach poważnych lub powtarzających się.
12. Zobowiązanie i akceptacja COC
Na końcu dokumentu warto umieścić klauzulę, zgodnie z którą każdy pracownik potwierdza zapoznanie się z COC i zobowiązuje się do jego przestrzegania. Dobrą praktyką jest również odświeżanie tego zobowiązania cyklicznie np. raz w roku lub przy okazji zmian w treści kodeksu.
COC w agencji rekrutacyjnej – co to oznacza dla klientów?
W przypadku agencji rekrutacyjnej, polityka COC dotyczy, :
- kontaktu z kandydatami – transparentność, równość i etyczne podejście,
- przetwarzania danych osobowych – zgodność z RODO i ochrona prywatności,
- współpracy z klientami – uczciwa komunikacja, rzetelne raportowanie, dopasowanie kandydatów do kultury organizacyjnej,
- reprezentowania marki klienta – działamy w imieniu naszych partnerów i dbamy o ich reputację.
Kodeks Postępowania nie jest już dodatkiem, lecz nieodzownym elementem każdej odpowiedzialnej organizacji. To kluczowe narzędzie, które pomaga firmom rozwijać się w sposób zrównoważony, unikać zagrożeń i tworzyć wartościowe, oparte na zaufaniu relacje biznesowe.
Dla naszej agencji rekrutacyjnej COC to codzienne zobowiązanie wobec klientów, kandydatów i całego rynku pracy. Dlatego współpracując z nami, otrzymujesz nie tylko usługę, otrzymujesz partnera, który działa w zgodzie z wartościami i najwyższymi standardami etycznymi.
M. Krakowska
