Każdy dzień to nowe wyzwanie, nie tylko w życiu ale i w pracy. Ile razy powtarzamy sobie – znowu ta robota. Natłok myśli w drodze do pracy, w drodze do domu i przy obiedzie, powtarzanie listy zadań w głowie, czego oczekuje ode mnie mój szef, znowu z dzisiaj zostało mi tyle do zrobienia… I się nawarstwia… z dnia na dzień coraz bardziej.
Co z tym zrobić?
Odpowiedź jest zarówno bardzo prosta, jak i skomplikowana. Bardzo łatwo jest powiedzieć – zwiększe swoją produktywność, nauczę się priorytetyzować, ustalę listę zadań. Tylko jak?
1. Ustal priorytety: skoncentruj się na tym, co naprawdę ważne
Zbyt często marnujemy czas na zadania pilne, ale mało istotne. To jeden z głównych powodów frustracji zawodowej. Kluczem do produktywności jest świadome priorytetyzowanie zadań.
➡ Jak to zrobić?
Macierz Eisenhowera – działaj strategicznie, nie reaktywnie
Dwight D. Eisenhower, były prezydent USA i generał, słynął z wyjątkowej skuteczności. Opracował prosty system, który pozwala szybko ocenić, które zadania warto realizować, delegować lub całkowicie wyeliminować.
Macierz dzieli zadania na 4 kategorie:
- Ważne i pilne – wymagają natychmiastowego działania
➤ Przykład: Klient zgłasza krytyczny błąd w systemie, który wpływa na działanie jego firmy.
➤ Działanie: Zajmij się tym od razu. - Ważne, ale niepilne – przynoszą długofalowe efekty, ale nie mają natychmiastowego deadline’u
➤ Przykład: Praca nad strategią rozwoju produktu lub zapisanie się na kurs kompetencji miękkich.
➤ Działanie: Zaplanuj na konkretny dzień i nie odkładaj w nieskończoność. - Pilne, ale nieważne – wymagają szybkiej reakcji, ale nie przynoszą dużej wartości
➤ Przykład: Odpowiedź na prośbę o potwierdzenie obecności na spotkaniu, które nie jest kluczowe dla Twojego projektu.
➤ Działanie: Zastanów się, czy można to delegować lub załatwić w bloku komunikacyjnym. - Ani ważne, ani pilne – rozpraszacze, które zabierają czas i nie dają efektów
➤ Przykład: Przeglądanie mediów społecznościowych w czasie pracy bez konkretnego celu.
➤ Działanie: Eliminuj lub ogranicz do minimum.
➡ Wskazówka: Codziennie rano lub na początku tygodnia przejrzyj swoją listę zadań i przypisz je do powyższych kategorii. Zobaczysz, ile czasu możesz odzyskać.
Zasada Pareto (80/20) – skup się na tym, co naprawdę działa
Zasada Pareto, nazwana od włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto, mówi, że 80% rezultatów pochodzi z 20% działań. To oznacza, że nie wszystkie działania mają równą wartość – niektóre przynoszą znacznie większy zwrot z inwestycji (czasu, energii, pieniędzy) niż inne.
Przykład 1: W sprzedaży
Jeśli jesteś handlowcem, może się okazać, że 20% Twoich klientów generuje 80% przychodów.
➡ Skup się na utrzymaniu tych relacji, dostarczaniu im wartości i rozwoju współpracy – zamiast poświęcać nadmiar czasu na klientów, którzy rzadko kupują.
Przykład 2: W codziennej pracy biurowej
Może się okazać, że 20% zadań na Twojej liście przynosi 80% efektów lub widocznych postępów w projektach.
➡ Zidentyfikuj te kluczowe działania i zrealizuj je jako pierwsze. Reszta może poczekać lub być uproszczona.
➡ Wskazówka: Co tydzień przeanalizuj efekty swoich działań. Co dało najlepsze wyniki? Co zajęło najwięcej czasu bez większego zwrotu? Zastosuj to podejście do planowania kolejnych tygodni.
2. Twój dzień pod kontrolą
Nieplanowany dzień to często dzień stracony. Codzienne planowanie poranka (np. 15 minut na podsumowanie zadań) pozwala uniknąć chaosu i stresu. Jednak warto zachować elastyczność, zawsze może pojawić się niespodziewane spotkanie lub priorytet.
➡ Wskazówki:
- Zarezerwuj blok czasu na tzw. „deep work” – intensywną pracę bez rozpraszaczy.
- Wykorzystaj narzędzia jak Notion, Asana, ClickUp – są intuicyjne i dostosowane do różnych stylów pracy.
3. Walcz z rozpraszaczami
Według najnowszych badań przeprowadzonych przez naukowców z Uniwersytetu Kalifornijskiego w Irvine, w 2025 roku średni czas skupienia pracownika na jednym zadaniu wynosi zaledwie 47 sekund. Co więcej, powrót do pełnej koncentracji po rozproszeniu zajmuje średnio 23 minuty. W erze natychmiastowych powiadomień, e-maili i pękających kalendarzy, zarządzanie uwagą staje się nie tylko wyzwaniem, ale jedną z kluczowych kompetencji przyszłości.
Dlaczego to takie ważne?
Brak skupienia skutkuje:
- niższą jakością pracy,
- większą liczbą błędów,
- większym stresem,
- i dłuższym czasem wykonywania prostych zadań.
➡ Co pomaga w odzyskaniu kontroli nad uwagą?
Technika Pomodoro: praca w rytmie skupienia i odpoczynku
Jedna z najprostszych, a zarazem najskuteczniejszych metod to technika Pomodoro – stworzona przez Francesco Cirillo w latach 80. Polega na pracy w rytmie:
25 minut intensywnej pracy (jedno „pomodoro”) + 5 minut przerwy
Po 4 takich cyklach – dłuższa przerwa (15–30 minut)
Przykład zastosowania:
Anna, specjalistka ds. HR, ma do przygotowania raport miesięczny. Dzieli pracę na 4 pomodoro:
- Zbieranie danych z systemu
- Weryfikacja błędów
- Wprowadzenie danych do szablonu
- Finalna korekta i wysyłka
Dzięki podziałowi pracy nie rozprasza się, a przerwy wykorzystuje na krótki spacer lub ćwiczenia oddechowe.
➡ Wskazówka: Użyj darmowych aplikacji, np. Focus To-Do, Pomofocus lub rozszerzenia do przeglądarki Chrome.
3. Walcz z rozpraszaczami
Wyłącz powiadomienia
Powiadomienia z Teamsa, kalendarza, telefonu czy social mediów powodują ciągłe przerywanie tzw. pracy głębokiej, czyli stanu intensywnego skupienia, który przynosi realne rezultaty.
Przykład zastosowania:
Marek, analityk finansowy, pracuje nad prezentacją dla zarządu. Ustawia tryb „Nie przeszkadzać” w telefonie i na komputerze, wycisza komunikatory i zamyka niepotrzebne zakładki w przeglądarce. Zyskuje 1,5 godziny nieprzerwanej, jakościowej pracy.
➡ Wskazówka: Skonfiguruj „tryb skupienia” w telefonie (iOS/Android).
Stwórz środowisko sprzyjające koncentracji
Otoczenie ma ogromny wpływ na zdolność koncentracji. Hałas, rozmowy w tle, czy brak ergonomicznego miejsca pracy obniżają efektywność i podnoszą poziom stresu.
Przykład zastosowania:
Kasia, która pracuje w trybie hybrydowym, korzysta w domu ze słuchawek z redukcją szumów (noise-cancelling) oraz specjalnej playlisty z muzyką do pracy (np. lofi beats, white noise). W biurze stara się rezerwować cichą salkę konferencyjną na zadania wymagające skupienia.
➡ Wskazówka: Warto korzystać z aplikacji z dźwiękami otoczenia,, które wspierają mózg w osiągnięciu stanu koncentracji.
4. Dbaj o odpoczynek: produktywność nie oznacza przepracowania
Brak odpoczynku prowadzi do wypalenia zawodowego, spadku kreatywności i błędów. Regularne przerwy w ciągu dnia to nie luksus – to konieczność. Nie pij i nie jedz w trakcie pracy – daj głowie odpocząć, a żołądkowi spokojnie pracować.
➡ Co działa?
- Krótkie spacery, ćwiczenia oddechowe, kilka minut medytacji.
- 15-minutowa przerwa po 2 godzinach pracy może podnieść Twoją efektywność nawet o 30%.
📌 Przykład z życia: Wielu menedżerów korzysta z zasady „52/17” – 52 minuty pracy, 17 minut przerwy. Spróbuj przez tydzień i zobacz różnicę.
5. Komunikacja – mniej nieporozumień, więcej działania
Wielu pracowników traci czas nie na pracę, ale na wyjaśnianie, uzgadnianie i naprawianie błędów wynikających z nieprecyzyjnej komunikacji.
➡ Zasady efektywnej komunikacji:
- Zawsze podsumowuj ustalenia po spotkaniu.
- Pytaj, jeśli coś jest niejasne – nie zakładaj.
- Stosuj zasadę „jeden temat – jeden e-mail”.
📌 Narzędzie: Używaj komunikatorów typu Microsoft Teams do szybkich spraw, a e-maili do formalnych ustaleń.
6. Delegowanie – nie musisz robić wszystkiego sam
Delegowanie zadań nie jest oznaką słabości, lecz dojrzałości zawodowej. Pomaga zespołowi działać sprawniej i odciąża osoby przeciążone obowiązkami.
➡ Jak delegować efektywnie?
- Określ jasno zakres zadania i oczekiwany efekt.
- Dobierz odpowiednią osobę, zgodnie z kompetencjami.
- Pozwól działać, a nie mikrozarządzaj.
Korzyść: Oszczędzasz czas i rozwijasz kompetencje innych – to wygrywająca strategia dla całego zespołu.
7. Rozwój osobisty
Świat pracy się zmienia, a osoby, które chcą być bardziej produktywne, muszą być otwarte na rozwój. Wiedza, nowe narzędzia i kompetencje miękkie to inwestycja, która szybko się zwraca.
➡ Co warto robić?
- Regularnie uczestnicz w szkoleniach i webinariach.
- Czytaj książki o efektywności (np. „7 nawyków skutecznego działania” S. Covey’a).
- Rozmawiaj z mentorami, pytaj i szukaj feedbacku.
Bycie produktywnym w pracy nie oznacza pracowania więcej – oznacza pracowanie mądrzej, skuteczniej i z większym zaangażowaniem. Wystarczy wprowadzić kilka prostych nawyków i zastosować sprawdzone narzędzia, by poprawić jakość swojej pracy i czuć większą satysfakcję zawodową.
Szukasz pracy, w której Twoja produktywność będzie doceniana?
Jako agencja rekrutacyjna specjalizujemy się w łączeniu zaangażowanych kandydatów z firmami, które cenią skuteczność i nowoczesne podejście do pracy. Jeśli szukasz środowiska, które wspiera rozwój i efektywność – odezwij się do nas!
M. Krakowska
